Aprenda como administrar uma farmácia para gerar lucros

Não importa se é de grande, médio ou pequeno porte, sempre é importante saber como administrar uma farmácia. O maior problema no mercado farmacêutico é que muitos gestores simplesmente não entendem como fazer isso – ou não se importam.

O principal conhecimento que se deve ter no empreendedorismo é a administração. O gestor da farmácia deve apresentar um alto conhecimento nessa área e ser capaz de analisar de maneira minuciosa todos os pontos da farmácia.

Com todas as informações em mãos, o gestor tem noção sobre tudo que acontece na farmácia e toma melhores decisões. Contudo, como conseguir administrar tudo? Prossiga com a leitura do artigo e segue as nossas dicas!

Qual é a importância da gestão farmacêutica?

Segundo pesquisa da EMIS Insights, as farmácias são um setor em alta no Brasil. A previsão do estudo é que o país se torne o 5º maior mercado no segmento. Com isso, é um momento perfeito para aprender como abrir uma farmácia.

Por um lado positivo, significa que você se encontra num mercado aquecido e sólido para lucrar. Pelo lado negativo, isso mostra que você enfrenta uma competitividade maior e mais agressiva.

Os seus concorrentes adotam métodos fortes para crescer no mercado, o que envolve promoções, liquidações, marketing farmacêutico, produtos, serviços e outros diferenciais. Você concorre diariamente pela atenção do público com eles.

Aí entra a importância da gestão farmacêutica e da administração em geral: quando você administra seu estabelecimento comercial de maneira amadora, já começa atrás dos seus concorrentes.

O que significa administrar uma farmácia?

Para entender a importância da gestão farmacêutica, é necessário saber o conceito de administração. A administração se trata da ciência responsável pela gestão dos recursos humanos e materiais, de forma a extrair o maior valor deles.

Nesse sentido, administrar uma farmácia significa se tornar responsável por todas as operações que ocorrem nela, como:

• Supervisão dos profissionais;
• Controle de estoque;
• Gestão financeira;
• Compras;
• Organização do espaço;
• Etc.

Ao dominar a administração farmacêutica, você mantém todas essas operações sobre controle e funcionando. Com isso, seu negócio se torna capaz de atingir o máximo potencial e fazer frente a concorrência.

Quais são os principais desafios ao administrar uma farmácia?

“Viver significa resolver problemas ininterruptamente. Quanto mais plena for a vida, mas complexos os problemas a serem resolvidos. O mesmo se aplica às organizações.” (Adizes, 2002)

Para melhor administrar uma farmácia, é importante conhecer antes os desafios que vai ter de enfrentar. Não é simples de prever o que vai acontecer nos setores da farmácia, mas há algumas questões que são comuns na organização.

Em posse das informações sobre o seu empreendimento, você se torna capaz de antever e planejar ações que ajudarão a lidar com os desafios. Esses desafios surgem nas diferentes fases da farmácia:

• Na abertura dela;
• No começo de suas operações;
• No crescimento da farmácia;
• Na sua fase já consolidada.

Claro que os desafios sempre serão diferentes para cada empresa, mas as informações a seguir podem lhe ajudar a ter noção dos problemas mais comuns.

Quais são os desafios da administração na abertura da farmácia?

• Lidar com os recursos financeiros;
• Encontrar capital intelectual;
• Elaborar o plano de negócios;
• Buscar conhecimento para aprimorar as operações iniciais.

Quais são os desafios no começo de suas operações?

• Começar a produção e/ou venda dos produtos/serviços;
• Ter fluxo de caixa para a manutenção das operações;
• Iniciar a formação da equipe de profissionais e da cultura da empresa;
• Conseguir equilibrar as despesas com as receitas;
• Delegar as funções dentro da farmácia;
• Descentralizar o seu poder dentro da empresa.

Quais são os desafios no crescimento da farmácia?

• Manter um sistema de farmácia para controle e gerenciamento do estabelecimento;
• Tornar a empresa auto gerenciável (funcionando sem sua presença fixa);
• Começar a ter real lucro com as operações de venda;
• Administrar os conflitos dentro da organização;
• Fortalecer a cultura da empresa.

Quais são os desafios na sua fase já consolidada?

• Manter a cultura da empresa forte;
• Promover autonomia entre os colaboradores;
• Manter o controle dos setores da farmácia sem burocratizar;
• Manter as receitas em crescimento constante;
• Organograma mais complexo;
• Trazer inovação nos produtos e/ou serviços.

Como administrar uma farmácia e fazer ela gerar lucros para você?

Nem todos os gestores sabem como realizar a gestão farmacêutica e isso acaba sendo uma desvantagem dentro do varejo farmacêutico. Quando o assunto é empreender, eles não apresentam uma noção forte de administração.

A administração é relevante por lidar com os aspectos macros e micros de uma organização. Numa farmácia, você deve ter um planejamento macro para todos os setores, mas também adotar atitudes pontuais que ajudem no plano.

Além disso, deve centralizar a administração de todos os setores, não só porque é a atitude mais prática, mas também porque é a mais eficiente. Com todas as informações num único local, se torna mais fácil de tomar as melhores decisões para o negócio.

Mas como fazer isso? Para lidar com as dificuldades da administração farmacêutica, há algumas dicas que englobam as diferentes áreas da farmácia e que acabam gerando o resultado mais esperado: o lucro.

Tenha total domínio do seu negócio

Ter total domínio sobre a empresa não é ter controle irrestrito sobre o negócio, mas sim conhecer de maneira completa a farmácia. Tem mais a ver com entender os pontos fortes e fracos do empreendimento.

Para começar a ter esse domínio, você precisa realizar o diagnóstico da farmácia, definindo o: campo de atuação, o mercado, o público, a missão, a visão e os valores. A partir disso, você pode estabelecer onde sua farmácia se destaca e é competitiva.

Por fim, essas informações permitem que defina os pontos fortes (que podem melhorar) e os fracos (que devem ser corrigidos).

Organize mais a sua farmácia para melhorar o gerenciamento

Como organizar uma farmácia? Responder essa dúvida pode ajudar na administração farmacêutica. Ao organizar o ponto de venda, você consegue ter melhor projeção financeira, do estoque, dos períodos sazonais e de outros pontos decisivos na farmácia.

Além disso, você consegue direcionar melhor os recursos, otimizar custos, a precificação e planejar o marketing farmacêutico. Como consequência natural, atrai mais clientes.

E como organizar?

1. Comece organizando o estoque, evitando a perda de produtos e facilitando o seu controle.
2. Depois, tenha controle financeiro, de forma que mantenha os lucros da empresa acima dos custos.
3. Por fim, organize o espaço do ponto de venda, o tornando mais agradável e confortável para os colaboradores e clientes.

Contrate ótimos funcionários para a farmácia

A organização também passa pelo atendimento farmacêutico e pela equipe de funcionários em geral. A participação deles é crucial para o sucesso da farmácia, já que são a ponte de contato com o cliente.

Esses profissionais devem ser capacitados de duas formas: emocionalmente e tecnicamente.

Na capacitação emocional, os profissionais se capacitam para adquirir as características de um bom vendedor, como carisma e bom relacionamento pessoal. Isso é geralmente natural do profissional, mas pode ser ensinado também.

Na capacitação técnica, eles se profissionalizam no uso das ferramentas de trabalho e conhecem mais sobre os produtos vendidos na loja. Dessa forma, se tornam capazes de sugerir soluções melhores para os clientes alcançarem seus objetivos na loja.

Facilite as decisões dos clientes pela disposição dos produtos na farmácia

Facilitar a decisão dos clientes, seja os já fidelizados ou os ocasionais, é essencial para a administração. Dentre as facilidades, a disposição dos produtos na farmácia é uma das principais.

Por exemplo, numa prateleira com fraldas, você pode deixar próximo outros produtos para bebê, como lenços umedecidos e cremes para assaduras. Outro exemplo é deixar mais à vista produtos para se proteger do sol durante o verão.

Dessa forma, se busca aprender a como agregar vendas em farmácia, prestar atenção na disposição dos produtos na farmácia é útil para a venda cruzada.

Trabalhe a comunicação verbal e não-verbal do seu estabelecimento

Numa combinação dos dois pontos anteriores, você deve começar a trabalhar sua comunicação verbal e não-verbal. A verbal se trata do atendimento farmacêutico prestado pelos seus funcionários.

Isso é importante para criar um relacionamento com o cliente e conquistar a confiança dele para a compra atual e para as futuras.

Já a comunicação não-verbal se trata das indicações espalhadas pela loja, que identificam os setores e os produtos. Essa comunicação deve ser eficiente em apontar o que o cliente está buscando.

Obs: sempre ajeite as prateleiras se algum dos produtos estiver fora do lugar indicado!

Tenha uma gestão de farmácia com metas bem definidas

A gestão da farmácia depende, sempre, das metas que foram estabelecidas, pois elas servem de referência para as tomadas de decisão. Sem uma meta, o crescimento é irregular e muito mais complexo.

É importante que tenha mais de uma meta, que pode ser mensal, semestral, anual e por aí vai. Essas metas devem ser organizadas num planejamento previamente elaborado, de forma que sejam mais claras para todos os colaboradores.

Elas podem ser ambiciosas, contanto que também sejam realistas. E como elas podem ser realistas? Basta conhecer bem as necessidades da sua farmácia, como as falhas cometidas e os pontos a melhorar pela administração.

Pense na sua farmácia como um agente de saúde

A administração de uma farmácia deve pensar nela como um agente de saúde antes de qualquer coisa. Ela deve fazer parte da comunidade onde se insere, promovendo campanhas em prol da saúde das pessoas da região.

Essas campanhas podem envolver dicas sobre cuidados médicos, indicação de dietas saudáveis e serviços de saúde, como teste de glicose. Ao adotar isso na sua administração, você firma um compromisso com a população e a fideliza.

Realize uma boa contabilidade para a farmácia

Uma boa contabilidade para a farmácia não é apenas sobre controle e cumprimento das obrigações contábeis do negócio. É também sobre utilizar os números fornecidos por ela na tomada de decisões, na recuperação de tributos pagos a mais, entre outras coisas.

Ao realizar uma gestão contábil eficiente, você consegue obter lucro com o seu empreendimento e evita possíveis problemas com a receita federal.

Veja momentos viáveis para a realização de promoções

A administração também deve estar atenta aos momentos certos para realizar promoções, de forma que não ocorra queda nas finanças. Para que o desconto ocorra, é necessário que tenha capital de giro o suficiente em caixa.

Além disso, deve saber quais produtos podem fazer parte da liquidação, que costumam ser aqueles com maior demanda pelo público. Por fim, precisa definir um prazo curto para cada promoção – e o cliente deve ser informado disso para ter mais urgência.

Busque sempre mais conhecimento sobre administração farmacêutica

Nunca ache que já sabe o suficiente sobre a administração farmacêutica – sempre vá atrás de mais conhecimentos dentro da sua área. Quanto mais informação acumula, mais estratégias práticas você aprende para lucrar com sua farmácia.

Como realizar a gestão de estoque na sua farmácia?

A gestão de estoque é, de certa forma, uma área à parte do restante – e uma das mais importantes. Ter controle de estoque, assim como organização, sempre é considerado um sinal de boa administração.

E o que configura uma boa gestão de estoque? Quando os produtos não estão em falta para o cliente, mas também não se acumulam no estoque. No primeiro caso, você pode perder um cliente. No segundo, compromete a lucratividade do negócio.

Focando no segundo caso, você deve evitar que ocorra o desperdício de recursos, ou seja, que invista dinheiro em produtos que ficarão empacados. Para isso, você pode adotar um método de classificação que lhe ajude no pedido de compra.

Um dos mais comuns é a curva ABC para medicamentos, que divide os produtos em:

• Aqueles com maior giro de venda (A);
• Aqueles que oscilam nas vendas, mas ainda assim não são dispensáveis (B);
• Aqueles de baixa saída do estoque, ou seja, que podem ser dispensados (C).

Fora isso, como você pode melhorar a gestão de estoque?

Controle a entrada de mercadorias na sua farmácia

Para uma melhor administração do estoque, é importante realizar a gestão desde o recebimento das mercadorias. Nessa etapa, você deve catalogar os produtos e fornecer relatórios detalhados e atualizados sobre as suas entradas e saídas.

Com isso, evita tanto o excesso de mercadoria, como a falta.

Avalie corretamente os lotes e vencimentos

O controle correto dos lotes de medicamentos e das datas de vencimento é uma prática útil para evitar a perda pelo vencimento. Cada produto vencido é um desperdício dentro do seu orçamento.

Treine seus funcionários para melhor gerir o estoque

É mais do que importante que treine o pessoal da farmácia para todas as situações envolvendo o estoque, da administração ao atendimento. Essa é uma forma eficiente de descentralizar o seu poder sem ocorrer falhas na gestão do estoque.

Sempre realize a conferência da mercadoria

A conferência da mercadoria deve ser realizada no caixa (por meio dos operadores) ou na distribuição e delivery (por meio do sistema de logística). Isso é importante para validar as informações registradas no momento do recebimento das mercadorias.

É necessário adotar tecnologias de gestão para a administração da farmácia?

A gestão de uma farmácia é difícil – se estivermos falando de uma rede de farmácias, mais difícil ainda. Por isso que tem sido cada vez mais adotada na administração o uso de tecnologias de gestão.

Comumente, se tratam de sistemas para farmácia que permitem o controle de estoque, de clientes, de funcionários, de finanças, etc. Eles podem ser softwares BI (Business Intelligence) ou softwares ERP (Enterprises Resource Planning).

Em ambos os casos, são ferramentas úteis para a integração dos setores da farmácia e para gerar informações relevantes para as tomadas de decisão. Elas tornam uma série de tarefas e funções na administração muito mais simples e práticas.

As principais vantagens desses sistemas para farmácia são:

• Proporcionam segurança para as informações;
• Ajudam na identificação de falhas, reduzindo o retrabalho;
• Promovem uma melhor gestão de estoque;
• Promovem uma melhor gestão financeira;
• Permitem um monitoramento mais eficiente dos processos internos;
• Geram tomadas de decisão mais impactantes;
• Ajudam na gestão de tempo;
• Auxiliam na gestão dos profissionais;
• Permitem que sua farmácia tenha uma qualidade mais consistente.

Conclusão

Uma farmácia, assim como o organismo humano, é feita de partes que devem trabalhar juntas para manter o negócio funcionando. Essas partes não podem agir de maneira individual e isolada, pois isso não é eficiente.

Elas devem funcionar em conjunto, contribuindo para o sucesso na conclusão de metas. Como fazer isso? Através da administração, que atua como uma cola de todas essas partes, contribuindo para que elas funcionem em harmonia.

Contudo, a administração da farmácia não deve ser realizada de maneira manual, pois também é pouco eficiente. O melhor a se fazer é adotar um sistema para farmácia que centralize todos os processos num lugar só.

Então, como administrar uma farmácia? Adotando práticas que tornem os processos mais eficientes e tornando a própria administração mais eficiente também. Seguindo as dicas dadas nesse artigo, é possível alcançar uma ótima gestão da farmácia!

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