Como Organizar uma Farmácia do financeiro até decoração e logística

Iniciar um empreendimento sempre é um grande desafio, afinal, é preciso ter noções administrativas e de vendas para que a loja prospere cada vez mais, especialmente se é um comércio de pequeno porte.

Essa questão não é diferente quando se trata de uma drogaria. Saber como organizar uma farmácia requer disposição e entendimento de que esse ambiente precisa trazer, antes de tudo, um grande bem-estar ao cliente.

Está um pouco confuso sobre como organizar sua farmácia, desde a estética, logística e financeiro? Veja algumas dicas aqui!

Como organizar uma farmácia pequena?

Os pequenos negócios sempre parecem um grande desafio, no entanto, com algumas dicas fica mais fácil impulsionar o seu empreendimento. Entender como organizar a perfumaria de uma farmácia ou como organizar uma vitrine de farmácia já vai te auxiliar a fidelizar a clientela.

No entanto, realizar um projeto de farmácia requer ainda outros investimentos e atenção. Pensando nisso, separamos alguns tópicos que achamos mais necessários de saber.

Tire um tempo para elaborar o layout de farmácia pequena

Como já adiantamos anteriormente no artigo, empreendimentos menores precisam ter ainda máxima atenção na organização e disposição de itens do que as grandes franquias. Esse cuidado é essencial para construir credibilidade e autoridade.

Ao elaborar um projeto de farmácia, antes de pensar no marketing para as vendas, você deve pensar no layout de farmácia pequena. Isso significa que é preciso estudar o espaço físico para saber como posicionar os setores importantes e mais procurados pelos clientes.

Com a ajuda de um arquiteto ou um designer de interiores, você pode elaborar uma planta baixa da drogaria, explicando suas ideias e analisando se valem mesmo a pena estarem posicionadas daquela forma.

A construção desse mapa permite saber o tamanho ideal de cada móvel e quanto de espaço vai sobrar para a circulação dos clientes.

Lembre-se que enquanto houver a necessidade de cuidados contra o novo coronavírus, sua farmácia precisa contar com uma distância favorável para a locomoção.

Estando com o layout interno de drogaria em mãos, você já pode prosseguir para a compra dos móveis, especialmente o balcão de farmácia, que muitas vezes acaba sendo o carro chefe das suas vendas.

Escolha um bom balcão de farmácia

A princípio, a escolha de móveis para a farmácia pode parecer uma grande besteira, porém, essa atenção faz toda a diferença para o conforto e bem-estar do seu cliente. Uma boa organização de prateleiras e balcão de atendimento precisa ser uma prioridade na sua organização.

O balcão de farmácia é o primeiro contato do consumidor com o atendimento farmacêutico. Ele precisa estar visível também desde a fachada da farmácia.

Ao buscar informações sobre os remédios que precisa comprar com prescrição médica, o cliente espera sanar dúvidas sobre sua posologia e preços. É importante que o funcionário consiga responder e abraçar todas aquelas expectativas.

Esse ponto de venda deve servir como exposição de produtos mais chamativos que possam estimular o cliente a comprar, como efervescentes e comprimidos para febre e dor de cabeça, os mais comuns de serem consumidos e sempre presentes em uma lista de farmácia.

Dessa forma, além de o balcão precisar combinar com a estética da sua farmácia, ele deve ser elaborado para encaixar perfeitamente no espaço que você tem disponível na loja.

Atenção ao setor de perfumaria

Depois do atendimento farmacêutico, o setor que mais chama a atenção de clientes é o de perfumaria. O público composto especialmente por mulheres, quase sempre procuram por novidades nos produtos de higiene e limpeza natural, logo, eles precisam estar visíveis logo no primeiro contato visual.

Ainda que não seja o intuito principal do consumidor gastar dinheiro com os produtos expostos neste primeiro contato, saber como organizar uma prateleira pode render grandes conversões de vendas.

Você sabia que pelo menos 80 a 90% do tempo que o consumidor passa em um estabelecimento é destinado a vagar entre os corredores e olhar os produtos disponíveis nas prateleiras?

Quando o consumidor passa a identificar que a farmácia possui mercadorias que já fazem parte do seu dia a dia, é quase impossível que o cliente não estique um pouco mais sua permanência para olhar preços e até mesmo realizar a compra.

Portanto, saber como organizar a perfumaria de uma farmácia também faz parte do seu marketing de vendas. Neste ponto, é importante que você trabalhe com bastante criatividade e, se possível, disponibilize amostras dos produtos para que o consumidor possa realizar testes rápidos se estiver em dúvida do que levar.

É importante que funcionários treinados também possam tirar as principais dúvidas do cliente e até mesmo serem capazes de identificar produtos em promoção e estimular a compra dos mesmos.

Principais produtos de perfumaria que não podem faltar na sua farmácia

Se você leu até aqui e está se perguntando quais produtos não podem faltar no setor, separamos a lista abaixo seguindo recomendações da Abihpec (Associação Brasileira da Indústria de Higiene Pessoal, Perfumaria e Cosméticos).

• Linha de cabelos: tinturas, xampus, condicionadores, máscaras de tratamento;
• Linha masculina: espumas e lâminas para barbear;
• Linha dental: escovas, itens de higiene bucal e creme dental de marcas recomendadas por dentistas;
• Linha para proteção da pele: cremes hidratantes, protetor solar e bronzeadores;
• Linha descartáveis: fraldas, absorventes e outros itens de higienização pessoal;
• Diversos: sabonetes, maquiagens, desodorantes e kits para presente.

Organização de medicamentos

De nada adianta ter um excelente setor de perfumaria se você não pensa na organização dos remédios. Esse é o ponto chave principal para toda farmácia que deseja prosperar e ser reconhecida pelo seu excelente atendimento.

Além de poder fazer sua solicitação no balcão da farmácia e receber um bom atendimento, o cliente também precisa ser capaz de encontrar medicamentos que não precisam de receita e que possam ser administrados por ele.

Sendo assim, é importante que a área de medicamentos esteja sempre posicionada perto do balcão, dessa maneira, o farmacêutico terá mais disponibilidade de tempo e espaço para apontar as prateleiras onde ficam esses remédios e ainda identificar com rapidez aqueles que precisam de receita médica para serem vendidos.

Parte dessa organização é importante principalmente para não perder o controle de estoque de diversos medicamentos de diferentes laboratórios. Eles têm um grande peso nas dinâmicas administrativas de uma farmácia.

Como realizar um bom controle de estoque de medicamentos?

A organização de medicamentos de uma farmácia não é o primeiro passo pelo qual passam os remédios. Antes de estarem expostos para os clientes e atendentes, eles precisam estar inseridos em um bom controle de estoque. E o que isso significa?

O controle de estoque faz parte de como administrar uma farmácia, ele é essencial para que o gerente saiba quais são os medicamentos mais próximos de esgotarem e até mesmo aqueles que estão encalhados e perdendo a validade.

Ao identificar essas mercadorias de antemão, o gerente tem um tempo hábil para contatar os fornecedores da farmácia e realizar a aquisição para não deixar faltar os itens no dia a dia.

No entanto, imprevistos podem acontecer e a entrega de medicamentos pode demorar para chegar. Neste caso, mesmo que a resposta seja negativa para o cliente, o setor de atendimento consegue dar uma resposta satisfatória e trabalhar com prazos reais para a chegada do novo carregamento.

Dessa forma, o consumidor não se sente lesado, muito pelo contrário, ele se sentirá bem-vindo e importante para o estabelecimento, podendo, na maioria das vezes, retornar em um outro momento para realizar a mesma compra, seguindo os prazos dados anteriormente.

Entretanto, para que essas dinâmicas funcionem bem dentro da rotina, você precisa contar com a ajuda de sistemas otimizados e propícios para a atividade administrativa. Os mais indicados são os ERP (Sistema Integrado de Gestão), um software que pode ser instalado na nuvem e armazena todo e qualquer tipo de informação sensível para o estoque.

Além disso, ao utilizar um sistema automatizado, você consegue dar adeus ao controle manual, sempre muito passível de erros que poderiam ser evitados, uma vez que o funcionário responsável por essas informações pode ficar muito cansado ao longo do processo e pode precisar parar inúmeras vezes para realizar algum atendimento.

Sendo assim, um bom sistema de gestão e controle de estoque precisa contar com:

• Operação de caixa e consulta de vendas;
• Relatórios de receitas, vendas, custos, organização do estoque e infográficos;
• Cadastro de clientes, farmacêuticos e demais funcionários;
• Cadastro de produtos;
• Organização das categorias de medicamentos;
• Convênios médicos;
• Contas para pagar;
• Programas de benefícios de medicamentos;
• Integração de lojas e outros pontos de venda;
• Geração, transmissão e gerenciamento de arquivos no sistema da Anvisa.

O controle de estoque também está relacionado a uma boa administração financeira. Juntos, os setores podem e devem agregar vendas em farmácia.

12 dicas extras para a organização de espaços e produtos na farmácia

1. Organize as prateleiras para que elas possam deixar um caminho livre e bastante amplo para a circulação de pessoas. Geralmente a parte de cosméticos e higiene pessoal é onde os clientes gastam mais tempo, portanto, o espaço deve ser uma prioridade.
2. Separe os melhores produtos para as gôndolas, eles ficam bem dispostos e chamam atenção do consumidor quando ele precisa se posicionar para outro corredor.
3. Realize uma boa categorização das mercadorias e mantenha sempre essa organização. Produtos misturados podem ser facilmente deixados de lado pelo cliente. Essa é uma excelente dica também para o balcão de farmácia, deixe sempre seu balconista atento.
4. Gaste um tempo na elaboração de materiais que sirvam como placas para identificar o nome dos produtos e os preços. Lembre-se de escrever em tamanhos propícios para leitura até mesmo para quem tem problemas com miopia.
5. Faça folhetos semanais para chamar a atenção de produtos em promoção ou ainda para novidades de alguma marca que recém entra para o catálogo da farmácia.
6. Distribua produtos semelhantes na mesma prateleira. Isso ajuda o cliente a lembrar que provavelmente ele precisa de mais um item relacionado ao que está levando.
7. Faça uma boa distribuição dos produtos seguindo o ângulo de visão dos clientes. Por exemplo, exponha as marcas líderes do mercado bem na altura dos olhos e abaixo as mercadorias que possam estar em promoção ou ainda com preços mais baixos.
8. Produtos de uso mais geral são ideais para serem captados pelo cliente a longa distância, dando a ideia de que a loja tem tudo que ele precisa para as suas compras e, consequentemente, passando mais tempo no ambiente.
9. Esteja sempre atento a qualidade de medicamentos e produtos de beleza expostos, além de boas marcas, eles devem estar organizados para uma melhor aceitação.
10. Instrua seus funcionários a manter uma comunicação sutil com os clientes, aproveitando para avisar de promoções internas e explicar por que eles não devem perder a oportunidade.
11. Evite o excesso de informações com preços e descontos, pode se tornar confuso ao cliente.
12. Por fim, não deixe que o balcão ou as prateleiras tenham produtos desalinhados e caídos. Cobre sempre pela total organização.

Como organizar o financeiro de uma farmácia

O setor financeiro é o pilar de qualquer empreendimento. É a partir dele que a gerência e os donos da drogaria conseguem identificar pontos para evitar gastos e realizar um melhor direcionamento de recursos. Portanto, as finanças também fazem parte de como organizar uma farmácia.

Pensando na sua importância, separamos os pontos mais relevantes para o sucesso financeiro da drogaria. Confira.

Realize o planejamento de todos os custos

Um bom planejamento implica em entender como deve ser gasto o capital de giro de uma farmácia. Nesse caso, elaborar planilhas de controle de débitos é o primeiro passo para contenção de gastos desnecessários.

Assim como o uso de um sistema ERP é importante para o controle de estoque, essa integração também serve para você ou seus gerentes elaborarem planilhas bem mais rápido do que o usual. A utilização do software identifica rapidamente diversos pontos que precisam de mais atenção e você não precisa mais compor um novo documento a cada mês.

Para que esse controle seja, de fato, satisfatório e renda frutos positivos para a farmácia, você deve dividir as planilhas entre:

• Custos fixos;
• Custos variáveis;
• Contas a receber.

Custos fixos

Os custos fixos de um empreendimento podem ser compreendidos também como contas para pagar. Ou seja, são os gastos que você sabe que a farmácia terá todos os meses para seguir funcionando.

Além de gastos como luz, água, internet e telefone, aqui devem entrar os pagamentos dos funcionários e dos fornecedores. Esses valores não podem ser negligenciados ou sofrer com atrasos, os danos para o empreendimento podem ser fatais.

Custos variáveis

Os custos variáveis são custos que podem surgir através de uma emergência ou um gasto mais inesperado que a farmácia vai precisar ter no momento. Por exemplo, durante a atenção redobrada ao combate da COVID-19, as drogarias tiveram que realizar uma compra maior de álcool em gel e máscaras de proteção.

Esses itens, que sofriam pequenas reposições antes da emergência sanitária, se tornaram produtos de prioridade no orçamento de clientes com a farmácia todo mês, fazendo com que o financeiro tivesse que se readequar aos gastos.

Por isso, ao organizar as finanças para abertura de uma farmácia, reserve sempre um orçamento para emergências. Dessa forma, você evita ter que pedir créditos em instituições bancárias e correr o risco de se endividar a longo prazo.

Contas a receber

Embora sejam contas muito bem-vindas de entrarem no caixa, a falta de administração e controle desses recebimentos podem prejudicar o orçamento a longo prazo. Quando isso ocorre, os custos extras precisam ser compensados pela própria gerência, o que pode também afetar as finanças pessoais.

Conclusão

Podemos perceber que organizar uma farmácia vai muito além de um bom atendimento e exposição de produtos. É importante estar sempre acompanhando um bom controle de estoque e realizar o treinamento de funcionários para que a dinâmica entre os clientes seja realizada em qualquer setor.

Além disso, entendemos que o controle financeiro também tem um grande impacto na organização como um todo, uma vez que o orçamento disponível é importante para realizar a compra de móveis e saber como organizar uma vitrine de farmácia para captar ainda mais clientes a longo prazo.

Sendo assim, essas informações são valiosas tanto para quem deseja saber como abrir uma farmácia quanto para quem já tem o estabelecimento há um tempo e quer obter sucesso. É importante que você tire um tempo para realizar o planejamento financeiro, de estoque e dos móveis que irão compor o espaço físico da drogaria desde o momento da inauguração.

Esperamos que as dicas possam servir como um excelente guia para que o seu empreendimento possa prosperar por muitos anos.

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