Entenda a importância do departamento de Compras da Farmácia e como melhorar a sua gestão

O setor de compras na farmácia é um dos principais para a manutenção do negócio. Por isso, é um grande desafio para empreendedores do varejo farmacêutico e parte de um processo indispensável.

Ao ter maior preocupação com o funcionamento do departamento de compras, você aumenta a eficiência gerencial. Além disso, reduz os custos e aumenta a agilidade e qualidade na aquisição de medicamentos em drogaria e farmácia.

Dessa forma, é essencial no setor atacadista e crucial no setor varejista. Prossiga com a leitura do artigo e entenda como melhorar o setor de compras da sua farmácia!

Como funciona o setor de compras da farmácia?

O departamento de compras da farmácia se trata do setor responsável pelo abastecimento do estoque do estabelecimento. Porém, ele não trabalha apenas com o fornecimento de produtos, mas também com:

• Equipamentos, como computadores e impressoras
• Itens de uso interno, como papel, toalha e café

É papel do setor de compras escolher e cadastrar os fornecedores, considerando o preço, a qualidade e a confiabilidade deles. Além disso, precisa produzir o orçamento e receber e organizar os pedidos para todos os setores da farmácia.

Por fim, precisa emitir as ordens de compra, deixar as notas fiscais e demais documentos em dia e garantir que o estoque permaneça sempre abastecido. Levando tudo isso em conta, é um dos setores mais importantes na farmácia.

Qual é a importância do setor de compras na farmácia?

A presença do setor de compras é essencial para o funcionamento e abastecimento da farmácia. Ao ter um departamento exclusivo para isso, você agiliza o processo de compras na farmácia e gera melhores condições de negociação.

Inclusive, a existência do departamento permite que o seu poder de negociação com o fornecedor aumente. Afinal, você tem mais controle sobre a precificação e maior noção sobre a quantidade certa de produtos para o reabastecimento.

Além disso, o departamento de compras é crucial para fidelizar o cliente da drogaria e farmácia. A melhor organização na reposição de itens aprimora a atração e retenção dos clientes, pois dificilmente haverá falta de produtos.

E a organização é possível através do calendário de compras da farmácia, que é organizado pelo setor. Dessa forma, ele não só permite comprar a quantidade certa de estoque, como também possibilita a definição de datas para o reabastecimento.

Tendo isso em mente, dá para definir melhor as principais vantagens do setor de compras na gestão farmacêutica!

Melhora o funcionamento da farmácia

Como administrar uma farmácia sem um prazo e estoque suficientes para manter o estabelecimento sempre funcionando? A gestão de compras do departamento acaba influenciando no funcionamento geral da farmácia.

Afinal, a ruptura de estoque, quando há falta de produtos, é um dos principais motivos para um cliente comprar na concorrente. Com o setor, é possível aproveitar melhor o estoque e ter noção sobre a quantidade reserva antes do reabastecimento.

Aumenta o poder de negociação com os fornecedores

É também papel do departamento de compras manter um bom relacionamento com os fornecedores e aumentar o poder de negociação da farmácia. Afinal, os funcionários do setor realizam o registro de:

• Cotações solicitadas
• Negociações estabelecidas
• Compras realizadas

Por meio desse histórico, que deve ser ordenado e informatizado, é possível obter maiores descontos no reabastecimento de estoque.

Aprimora a competitividade da farmácia

O simples fato de ter um setor de compras facilita o acesso às indústrias farmacêuticas e distribuidoras.

Isso acaba aumentando a competitividade da farmácia, que tem maior controle e economia de estoque do que as outras.

Além disso, permite o desenvolvimento das estratégias de compra centralizada e compra coletiva.

Na compra centralizada, a compra via EDI (uma van eletrônica) é realizada em dias específicos, apresentando desconto da indústria somado ao desconto dado pelo distribuidor. Em outros dias, o desconto do distribuidor é para indústrias específicas.

Já na compra coletiva, a compra é realizada na terceira semana do mês, sendo divulgado no primeiro dia útil do mês as indústrias participantes. Isso permite que você se planeje com maior antecedência para a compra de certos produtos.

Como gerenciar da melhor forma as compras da farmácia?

Após compreender a importância do setor de compras da farmácia, é fácil de entender o que acontece quando ele não existe: a gestão farmacêutica começa a falhar e o cliente passa a considerar as opções concorrentes.

Porém, isso também pode ocorrer com a presença do setor de compras quando ele é gerenciado de forma pouco positiva. A gestão de compras é crucial e deve ser bem realizada para a empresa se manter em pé economicamente.

Vender mais é o objetivo de todo empresário do varejo farmacêutico e só é possível quando se aprimora os processos internos da empresa. Um bom setor de compras impacta positivamente no financeiro, no capital de giro e no fluxo de caixa.

Porém, melhorar o setor de compras é um processo difícil para empreendedores sem experiência. Por isso, prossiga com a leitura para receber algumas dicas que vão melhorar a sua gestão de compras!

Sempre monitore a entrada e saída de produtos

A ruptura de estoque sempre repercute de maneira negativa no volume de vendas da farmácia. Por isso que é importante montar processos logísticos ativos de estoque, de forma que a entrada de produtos seja constante.

Além disso, é necessário que conte com um programa de gestão para monitorar não só a entrada de estoque, como também a saída. Isso permite que sempre tenha em mente a quantidade de produtos disponível até o próximo reabastecimento.

Saiba quais são os medicamentos com maior e menor saída

Ao realizar a aquisição de medicamentos em drogaria e farmácia é importante saber quais produtos têm maior e menor volume de vendas. Afinal, se o produto é menos relevante, você acaba comprando menos – e vice-versa.

Por isso é importante contar com a curva ABC de medicamentos. Ele se trata de um método de categorização do estoque que permite organizar de maneira clara e objetiva os produtos mais importantes da loja.

• Na curva A, se encontram os produtos com maior saída da farmácia
• Na curva B e C, se encontram os produtos com menor saída

Com essas informações, é possível definir com mais certeza o que vai buscar no reabastecimento de estoque.

Acompanhe o fluxo de vendas

Ao acompanhar a entrada e saída dos medicamentos, aproveite para analisar o fluxo de vendas de cada item. Isso se trata do principal indicador de compras do estabelecimento quando se fala em varejo.

E para acompanhar o fluxo de vendas, você deve se atentar para:

• Prazo de validade
• Tempo de entrega dos produtos
• Duração e quantidade necessária do estoque
• Entre outras informações

Sempre mantenha o estoque organizado

Para organizar o estoque, não basta apenas registrar os produtos no sistema informatizado da farmácia. É necessário também catalogá-los devidamente, de forma que nenhuma informação fique perdida no sistema.

Ao segmentar os produtos, você acaba até melhorando o atendimento farmacêutico. Além disso, torna mais fácil o registro de entrada das mercadorias no sistema de gestão do estoque.

Realize uma checagem periódica do estoque

Aproveitando do controle de estoque que tem no sistema informatizado, realize uma checagem periódica do mesmo. Essa checagem pode ser diária, semanal ou mensal e deve ser realizada antes da aquisição de medicamentos na drogaria.

Com isso, você pode dar atenção para categorias específicas da farmácia e resolver problemas mais facilmente.

Adote algum tipo de calendário de compras na farmácia

Adotar um calendário de compras na farmácia é vantajoso para o planejamento do setor de compras. Porém, é possível adotar mais de um tipo de calendário:

• Calendário por laboratório: o calendário é montado de acordo com os laboratórios parceiros no mês
• Calendário por grupo de produtos: a frequência da compra de produtos ocorre de acordo com a categoria de cada um
• Acompanhamento do estoque: o calendário é marcado de acordo com o estoque geral, sendo adotada a curva ABC de medicamentos
• Análise do CMV: o CMV oferece uma visão do estoque de acordo com os valores dos produtos, o que acaba guiando na reposição dos produtos

Para escolher o calendário certo, é necessário entender quais são as demandas específicas da loja.

Conclusão

A gestão de compras do departamento de compras é de vital relevância para qualquer farmácia no varejo farmacêutico. Ela torna o processo de compras mais inteligente, aumentando o faturamento da empresa.

Além disso, aumenta a competitividade da farmácia, o que ajuda no marketing farmacêutico. É importante pontuar dentro disso que a ruptura de estoque acaba sendo uma publicidade negativa.

E como melhorar a gestão de compras na farmácia? O que deve fazer é seguir essas dicas, buscar uma melhor formação como gestor e investir na informatização dos processos. Ao informatizá-los, fica mais fácil de controlá-los.

Por isso, contrate um software de qualidade para gerir não só os produtos, como toda a farmácia. Com isso, você consegue reduzir custos e aumentar as possibilidades de negócio.

Tendo tudo isso em mente, é fácil perceber por que o departamento de compras na farmácia é tão importante. Trate de aprimorá-lo agora!

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