Como realizar a gestão de medicamentos em sua farmácia ou drogaria?

O mercado farmacêutico, com foco nas drogarias, está em ascensão no Brasil e muitos empreendedores estão se aproveitando disso. Porém, muitos deles falham nos aspectos administrativos desse tipo de negócio, principalmente na gestão de medicamentos.

Quando não há uma boa administração, o acesso aos medicamentos certos passa por um entrave. Isso impede que os clientes tenham acesso rápido à medicação adequada e faz com que você lide com o prejuízo do desperdício após a validade.

Dessa forma, a gestão farmacêutica nessa parte se trata de uma necessidade urgente. Prossiga com a leitura do artigo e entenda como realizar a gestão dos medicamentos!

A importância da gestão farmacêutica dos medicamentos: qual é o impacto dela no seu negócio?

Onde reside a importância da gestão farmacêutica para medicamentos? Ela se encontra na prevenção do desperdício. Segundo um relatório da Controladoria-Geral da União, entre 2014 e 2015, o SUS jogou fora cerca de R$ 16 milhões em remédios de alto custo.

As principais causas para esse desperdício foram os prazos de validade e a armazenagem incorreta. No primeiro caso, um produto fora da validade é considerado inútil ou até prejudicial à saúde. No segundo caso, há alteração na composição dele.

Em ambos os casos, é recomendado o descarte para evitar qualquer problema, o que acaba levando ao prejuízo para a farmácia ou drogaria.

Porém, o desperdício não é o único problema – a falta de medicamento também pode impactar no estabelecimento de saúde. A falta ou estoque muito baixo acaba levando o cliente a não continuar com seu tratamento medicamentoso.

Dessa forma, ele vai atrás de outra farmácia ou drogaria e você perde a chance de ganhar um cliente novo ou fidelizar um antigo.

Como a gestão farmacêutica de medicamentos ajuda?

Tendo em mente o que foi explicado agora, a importância da gestão farmacêutica de medicamentos se encontra na minimização dos gargalos. O papel do gestor de medicamentos é evitar o desperdício ou a falta deles.

O gestor enfrenta desafios diários envolvendo o controle de estoque, cadastro de materiais e diversos outros aspectos do varejo farmacêutico. Sem a sua presença, é fácil de ocorrer a perda de controle na administração dos produtos farmacêuticos.

Quais são os principais problemas que o gestor de medicamentos enfrenta?

Uma parte de como administrar uma farmácia envolve entender quais são os desafios que o estabelecimento de saúde enfrenta. Para aplicar a gestão de medicamentos, é necessário antes compreender o que ela pretende resolver.

Quatro grandes problemas costumam ser as principais dificuldades na gestão de farmácia:

• Prazo de validade, que traz um limite para o medicamento manter as suas características de eficácia e segurança;
• Armazenagem e monitoramento, pois muitos medicamentos sofrem alterações em sua composição ou eficácia após passarem por variações de temperatura e umidade;
• Medicação, que é quando há falha humana, estrutural ou processual na indicação e/ou aplicação dos medicamentos. Essas falhas podem ocorrer em diferentes etapas do atendimento farmacêutico;
• Falta de medicamentos, que pode ocorrer quando não há o entendimento correto da demanda do público.

Para entender a gestão farmacêutica de medicamentos, é necessário abordar mais a fundo esses quatro grandes problemas. Após compreender mais eles, é possível partir para as dicas de gestão de farmácia!

O produto passou do prazo de validade

Segundo a Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), todos os fabricantes de medicamentos devem inserir o lote e a data de fabricação na embalagem. Além disso, precisam colocar o prazo de validade.

Esse prazo existe para indicar ao empreendedor e, consequentemente, ao cliente por quanto tempo se mantém a eficácia e a segurança do medicamento. Após passar desse prazo, o remédio perde sua eficácia e pode até mesmo causar risco de saúde.

Dessa maneira, é recomendado que o produto seja descartado, o que acarreta no prejuízo para a farmácia. Quanto mais produtos passam da validade no seu estoque, menos você lucra, pois o que comprou não chega ao consumidor final.

Armazenagem e monitoramento

Grande parte das listas de medicamentos das farmácias e drogarias apresentam produtos termolábeis, ou seja, que sofrem alteração com a variação de temperatura e umidade. Por causa disso, têm a composição mudada e/ou perdem a sua eficácia.

Por isso que é recomendado o monitoramento do estoque, de forma que haja a checagem do estado dos produtos. O problema é que, com a falta de gestão de medicamentos, esse monitoramento não é realizado ou é feito de forma ruim.

O resultado é o mesmo do problema anterior: perda de eficácia ou efeitos negativos na saúde do cliente. Para não ter problemas com os consumidores, a resposta é o descarte dos produtos, o que leva ao prejuízo também.

Medicação

Segundo dados de 2017, cerca de 55 mil mortes ocorreram por falha humana, estrutural ou processual nos hospitais brasileiros. Uma das principais causas eram os erros na aplicação dos medicamentos.

Pela pesquisa da McKinsey, feita em 2012, até 20% dos países desenvolvidos são afetados pelas falhas na medicação. Essas falhas ocorrem na prescrição, administração, preparo ou transcrição da receita.

Esses problemas costumam ocorrer pela ausência do sistema de gestão para controlar os prontuários e os medicamentos. Dessa forma, o farmacêutico pode mais facilmente cometer enganos.

Falta de medicamentos

Os problemas anteriores acabam abordando o desperdício de medicamentos. Porém, é possível que a sua farmácia ou drogaria enfrente problemas pelo contrário: pela falta de medicamentos.

Isso é comum quando não há a gestão de medicamentos para avaliar as demandas do público, que constantemente mudam com o tempo. Sem a gestão, não há a aplicação de estratégias que avaliam os desejos do público, como a curva ABC de medicamentos.

Como realizar a gestão de medicamentos dentro da sua farmácia ou drogaria?

Entendendo agora as consequências da má gestão (ou da ausência dela), você já consegue compreender porque deve tomar providências imediatas. E como realizar essa gestão? Através de um controle de estoque eficiente.

A gestão de medicamentos começa a partir do estoque, pois é onde os produtos são colocados e controlados. A partir daqui, todo o restante do trabalho do gestor de medicamentos flui, impactando até mesmo no marketing farmacêutico.

E como realizar o controle de estoque? Através de boas práticas e do uso de um sistema de gestão. Por meio da tecnologia, é esperado que os erros humanos sejam reduzidos ou até mesmo completamente eliminados.

Dessa forma, o segredo para a gestão de medicamentos é otimizar todos os processos que envolvem a sua chegada ao estoque e a sua saída. Prosseguindo com a leitura, você vai receber algumas dicas de gestão!

Realize o cadastro automático dos medicamentos

Fichas manuais são um problema por dois motivos: tornam o processo de registro mais lento e acarretam em mais falhas humanas. Por esse motivo que o cadastro automático tem sido estimulado, estando presente no sistema de gestão para farmácias.

Assim que o produto chega no estoque, a informação sobre ele é atualizada no sistema – e o mesmo ocorre quando ele sai. Dessa forma, o atendimento farmacêutico é muito mais rápido e eficiente.

Tenha um controle eficiente do estoque

É importante que utilize das novas tecnologias para manter um controle rigoroso sobre o estoque, como o armazenamento em nuvem. Através dessa tecnologia, é possível transferir as mesmas informações para todos os funcionários em tempo real.

Isso acaba solucionando diferentes problemas, como falhas na medicação e a falta de atenção quanto aos prazos de validade.

Entenda qual é a demanda local

O planejamento do estoque parte do entendimento da demanda do seu público-alvo (ou dos diferentes públicos-alvo). Por meio de estratégias como a curva ABC de medicamentos, é possível mapear as demandas que se apresentam em suas farmácias.

O mapeamento pode ser realizado através de consultas públicas, pesquisas e até mesmo através dos primeiros clientes de sua farmácia.

Armazene os medicamentos da maneira mais adequada

Os medicamentos e insumos precisam ser armazenados em locais apropriados, com temperatura correta, boa limpeza e sem a presença de umidade. Dessa forma, diminui o risco de perda da eficácia ou da segurança ao paciente.

Inclusive, alguns medicamentos precisam de refrigeração. Por esse motivo, tenha um refrigerador disponível e consulte a temperatura ideal para esses produtos.

Integre o Prontuário Eletrônico na gestão

O Prontuário Eletrônico se trata de um documento virtual que reúne todas as informações do paciente, do estado clínico até as medicações. Com a sua presença na gestão, o atendimento farmacêutico é muito mais rápido.

Além disso, é possível ter um maior controle na dispensa de medicamentos e na medicação, já que é menor o risco de erro humano.

Não esqueça do controle financeiro

É importante que o seu sistema de gestão leve em conta o orçamento financeiro que a farmácia ou drogaria apresenta. Isso é necessário para saber se é possível manter esse teto ou se é preciso aumentá-lo ou diminui-lo

Como consequência, há uma noção maior sobre a compra do estoque!

Conclusão

A gestão de medicamentos é uma parte crucial da gestão farmacêutica, pois envolve o principal ativo da farmácia: os remédios. Considerando a área da qual faz parte, o estabelecimento de saúde tem o dever ético de gerenciar corretamente seus produtos.

Um produto fora da validade ou que teve alteração em sua composição deve ser descartado pelo bem da saúde dos clientes. Caso o seu negócio ainda o comercialize, ele não terá efeito nenhum no consumidor ou, pior, terá efeitos negativos.

Porém, o descarte leva ao prejuízo da farmácia, pois os seus investimentos acabam não sendo pagos – afinal, o cliente nunca chegará a obter os produtos. Por isso que a gestão é crucial, pois é benéfica para o cliente e para o estabelecimento de saúde.

Então, é importante que pense na gestão de medicamentos dentro do seu negócio, de forma que ele consiga crescer de maneira próspera!

O que você achou desse conteúdo?