Gestão de farmácia: Como melhorar a sua gestão e aprimorar os serviços e produtos da sua farmácia

Diariamente, administradores de pequenos, médios e grandes negócios farmacêuticos precisam lidar com a gestão de farmácia. O problema é que a maioria deles não sabe ou não entendeu como funciona uma gestão.

A gestão farmacêutica é uma tarefa global, pois envolve planejamento estratégico, gestão de pessoas, estoque, marketing para farmácia, etc. Sem organização, é muito fácil do seu empreendimento degringolar financeiramente.

Então, se você entende pelo menos a importância da gestão comercial no varejo farmacêutico, prossiga com a leitura do artigo e saiba mais sobre!

Antes de tudo, o que faz a gestão de farmácia?

A gestão farmacêutica é uma área que combina o tecnicismo da farmácia com os conhecimentos da gestão comercial. Dessa forma, permite a administração da farmácia e uma melhor orientação nos processos de compra, logística e venda.

Independente da área, é um procedimento extremamente importante, mas na farmácia consegue ser mais ainda. Afinal, além da comercialização e distribuição de medicamentos, o gestor ainda deve se preocupar com as legislações.

Mas o que faz a gestão de farmácia? Basicamente, cuida de todos os processos operacionais envolvendo a compra, venda e distribuição de medicamentos.

Dentro da farmácia, o gestor é responsável por:

• Garantir o cumprimento das boas práticas de dispensação e manipulação
• Coordenar os planos de objetivos e metas para as atividades de diretoria
• Ajudar no planejamento das estratégias de marketing da farmácia
• Criar, manter e/ou aprimorar o padrão de qualidade no atendimento aos clientes
• Acompanhar e analisar os resultados da loja para controlar os custos e maximizar os lucros
• Garantir o suprimento de produtos e a remoção de itens vencidos (importante ver sobre o cálculo da curva ABC)
• Auxiliar na implantação de políticas e procedimentos para as operações internas

Quais são os pilares na gestão de farmácia que o gestor deve seguir?

Agora que sabe o que faz o gestor farmacêutico, é importante saber como ele faz. Acontece que suas ações são guiadas pelos seguintes alicerces, presentes em qualquer empreendimento farmacêutico:

• Controle financeiro
• Análise financeira
• Planejamento financeiro
• Melhoria dos processos
• Engajamento dos colaboradores

Para começar, a falta de controle financeiro é o principal responsável pelo fechamento de farmácias, pois estas não acompanham regularmente suas finanças. Uma empresa sem controle não tem informações para tomar decisões corretas.

Mas também é importante saber interpretar as informações do controle financeiro e aí entra a análise financeira. Os relatórios de análise permitem que identifique gargalos nos processos e vendas, sendo os dois principais:

• Fluxo de Caixa
• Demonstração de Resultado

Depois, vem o planejamento financeiro, que é o conjunto de operações financeiras que lhe permite atingir determinado objetivo. Por exemplo, o cálculo da curva ABC é parte do planejamento, já que define quais produtos vão ou não ser comprados.

E é importante salientar que o planejamento deve envolver as legislações. Todo movimento financeiro que for tomado deve atender às leis tributárias relacionadas aos produtos farmacêuticos.

E os pilares para além das finanças?

Só as finanças não trazem resultados, é necessário pensar especificamente na melhora dos processos. As principais variáveis que deve levar em conta nesse pilar são o mapeamento dos processos e, se necessário, o redesenho deles.

E toda essa questão envolvendo os processos deve estar acessível para os funcionários, do gestor ao atendente da farmácia. Isso impacta na gestão de pessoas, ferramentas e vendas.

Por fim, pense no engajamento dos seus colaboradores, que devem ser constantemente treinados e avaliados. Além disso, precisam ter um plano de carreira na farmácia, de forma que mantenham o engajamento nos processos.

9 dicas essenciais para melhorar a sua gestão farmacêutica

1. Tenha um Centro de Custos e um Plano de Contas

Dentro do controle financeiro, é essencial que conte com duas coisas: o Centro de Custos e o Plano de Contas. O primeiro se trata dos centros macros onde serão lançadas as receitas e despesas.

Sua função principal é agrupar os dados e fornecer informações para a sua gestão, podendo ser um projeto ou setor da sua empresa.

Já o plano de contas é uma estrutura de níveis que permite o agrupamento das receitas e despesas, facilitando a análise do fluxo de caixa. Por exemplo, o primeiro nível seria “Despesas” e as subcontas seriam os próximos níveis.

Com um plano de contas bem estabelecido, você torna mais fácil e rápido para o contador lhe informar sobre a saúde econômica da farmácia. E com isso, mantém a contabilidade fiscal correta.

2. Adote ferramentas que facilitem a condução dos processos internos

A tecnologia é uma grande aliada para o melhor processo interno e, dessa maneira, é a fonte de suas principais ferramentas. A primeira é o celular, que pode ser usado para o contato com o cliente e para o escaneamento de receitas.

A segunda é o software para vendas, que deve permitir a consulta e a conclusão da compra de um produto. É importante que ele tenha a função de múltiplas telas de vendas para concluir mais de uma compra, se for necessário.

Por fim, tenha um sistema de automação e gestão que possibilite que consulte as últimas vendas e o perfil do cliente. Com um histórico completo em mãos, você consegue agilizar o pedido do consumidor.

3. Lide com a falta de caixa

Essa é uma situação comum em qualquer pequeno negócio que peca na gestão financeira. Porém, ela pode ser resolvida pela gestão de 3 diferentes formas:

• Negociando o pagamento com os fornecedores
• Promoções envolvendo os estoques mais antigos
• Empréstimos bancários (em último caso)

4. Otimize os processo da gestão

O segredo para a otimização é a criação de um fluxo organizacional, que demonstra visualmente as atribuições de cada colaborador. Através dele, todos entenderão sem dúvidas os papéis que devem executar em suas funções.

Além disso, é importante trazer um sistema de gestão unificado, que promova um fluxo único de informações para todos os departamentos.

Por fim, realize reuniões mais frequentemente, se necessário, para discutir as metas e estratégias de venda para cada período da farmácia.

5. Proponha um planejamento estratégico mais claro

O planejamento estratégico é crucial para qualquer farmácia dar certo. E uma das principais formas de iniciar ele é a análise SWOT. Ela é uma ferramenta que analisa as Forças e Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

Dessa forma, traz um panorama geral das questões internas que pode resolver e das externas que deve se adaptar. Assim, sua farmácia não é pega de surpresa e pode montar um planejamento de longo prazo mais sólido.

6. Tenha a tecnologia como aliada

Duas tecnologias são ferramentas-chave para tomar decisões de negócio na farmácia com maior assertividade: software B.I. ou Business Intelligence e os ERP ou Enterprise Resource Planning.

A adoção dessas duas tecnologias na farmácia contribuem para:

• Geração de Pedidos Eletrônicos (P.E.)
• Emissão mais rápida das Notas Fiscais Eletrônicas
• Controle de todas as receitas e despesas
• Técnicas modernas de precificação
• Acesso aos Planos de Benefícios de Medicamentos (PBMs)

7. Invista na qualificação da equipe

Os farmacêuticos e atendentes devem ser prestativos, atenciosos e preparados para o atendimento ao cliente. Você, como gestor, deve investir na qualificação de equipe para que isso ocorra.

Essa qualificação pode ser realizada através de reuniões diárias, onde pode dar orientações para cada colaborador. Também pode ser em treinamentos periódicos, que aprimoram as habilidades de cada um.

8. Faça a gestão tributária

Você deve manter o controle correto das entradas e saídas financeiras de produtos e também o acompanhamento das legislações federal, estadual e municipal. Através disso, se adeque aos requisitos impostos pelas regulamentações.

As principais exigências fiscais que devem atender são a geração de SPED Fiscal, NF-e, NFC-e e SAT!

9. Se prepare para os ajustes

Nenhuma gestão é constantemente ideal – a sua deve estar sempre preparada para ajustes pontuais. Claro que antes dos ajustes, você precisa parar e analisar a sua gestão atual através dos Indicadores de Performance (KPIs).

Tomando os KPIs como base, você sabe o que corrigir e já começa a pensar em como corrigir. Se possível, realize a análise em curtos períodos de tempo!

Conclusão

A gestão de farmácia é um processo amplo e que necessita de constantes ajustes para funcionar. Dessa forma, é bastante complicado que acerte de primeira como gestor – afinal, na maior parte do tempo, é uma situação de tentativa e erro.

Contudo, se cercar de treinamentos, análises, ferramentas, cursos e metodologias de vendas ajuda nesse processo. Através deles, você consegue diminuir a quantidade de erros em suas tentativas.

Além disso, você deve ter em mãos indicadores comuns para o setor farmacêutico. Dessa forma, é possível analisar os últimos resultados do seu estabelecimento através de métricas compatíveis com o seu negócio.

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